Hilfe: Neuen Event anlegen

Ein Konzert / Veranstaltungstermin ist durch vier einfache, aber wesentliche Informationen  gekennzeichnet. Diese lassen sich auf folgende Fragen allgemein reduzieren und auf diese Fragen sollten Sie vorbereitet sein:

WAS findet statt? (Art der Veranstaltung: Konzert, Festival, Workshop,...)
WANN findet es statt? (Datum, Uhrzeit)
WER ist beteiligt (Musiker noname tritt auf...)
WO findet es statt (Location, PLZ, Ort,...)

Dabei versucht das Portal Sie soweit wie möglich zu unterstützen. Die Frage WAS ist eine einfache Auswahlliste, vorbelegt auf Konzert. WER und WO wird durch die Suche in unserer Datenbank unterstützt - gibt es den Musiker, die Location, brauchen Sie keine Daten einzugeben - das System kennt ja die Details bereits.  

Das Basisformular zur Eingabe einer neuen Veranstaltung ist zweispaltig aufgebaut. In der linken Spalte wird eine Grundinformation und - ja nach Bedarf und Ihrer Anforderung - ein Diaglog / Formular angezeigt. In der rechten Spalte sehen Sie zuerst den Status (bezogen auf die vier Grundinformationen) und dann die Details zum Event, soweit diese von Ihnen bereits festgelegt wurden.

Das ganze funktioniert wie eine persönliche 'Schiefertafel'. Sie bauen sich sozusagen die neue Veranstaltung Stück für Stück zusammen, ohne dass es erst einmal einen Einfuß auf die bereits veröffentlichten Veranstaltungen hat. Erst wenn Sie sicher sind, daß alle Eingaben richtig sind - und das System ebenfalls zufrieden ist - wird Ihnen der abschließende EVENT SPEICHERN Aktions-Button angeboten. Im folgenden zeigen wir Ihnen das Vorgehen Schritt für Schritt....  

In der rechten Spalte wird ihnen der aktuelle Status Ihrer Eingabe einer neuen veranstaltung angezeigt. Dieser Status ist dynamisch und verändert sich nach erfolgten Eingaben / Ihrer Bearbeitung. Es zeigt Ihnen also den Fortschritt und erlaubt erst dann das endgültige Speichern des Events, wenn die erforderlichen Mindestdaten eingepflegt wurden.


In welcher Reihenfolge Sie die Eingabedaten bearbeiten, bleibt Ihnen überlassen. Bewährt hat sich genau die Reihenfolge, in der die vier Fragen angezeigt werden. Klicken Sie einfach auf die Fragewörter und Sie bekommen den dazu notwendigen Dialog in der linken Spalte angezeigt.

Unterhalb der Statusanzeige versucht das Portal über die Datenbank, die Details darzustellen. Wir bringen entsprechende Beispiele im Verlauf der Hilfe. 

Klicken Sie auf in der Statusanzeige der rechten Spalte auf [WANN] oder bei der Detailanzeige auf das Bleistift-Icon bei Wann, bekommen Sie auf der linken Seite ein einfaches Formular für die Eingabe des Datums.  Beachten Sie, dass Sie das Datum in englischer Schreibweise (2010-10-22) oder einer deutschen Schreibweise (22.10.2010) eingeben können.

Mit jedem Arbeitsschritt ändert sich die Statusanzeige und auch die entsprechende Detailsicht. Der Status in der rechten Spalte zeigt Ihnen jetzt (und auch bei den folgenden Schritten) an, wie weit Ihre Eingabe gediehen ist. Zusätzlich ändert sich auch die Vorschau des Events, die nach jedem Abschluß einer Eingabeaktion angezeigt wird. Achten Sie darauf - es ist ein direktes Abbild, wie Ihre Veranstaltung später angezeigt wird.

Einen Künstler können wir entweder aus dem vorhandenen 'Pool' der Datenbank auswählen - oder, falls es den Künstler in der Datenbank nicht gibt - muss er neu angelegt werden. Starten wir die [WER] Funktion, wird uns eine ganz einfach Suchmakse angezeigt. Beachten Sie bitte, daß die Trefferanzahl limitiert ist und ein leeres Suchfeld nicht akzeptiert wird. Sie können auch Namensfragmente verwenden - in unserem Beispiel 'Birken' statt Birkenstock, und natürlich auch mehrere Suchbegriffe eingeben. Klicken Sie den Suchen-Aktionsknopf, erscheint eine Trefferliste oder entsprechende Suchhinweise. Bitte beachten Sie, daß nicht nur nach dem Namen des Künstlers gesucht wird, es wird z.B. auch nach dem AKA Inhalt (Also Known As) gesucht. 

Die Trefferliste ueigt Ihnen die Qualität jedes Treffers über den Füllgrad des Profiles, den Namen des Künstlers / Musikers und den Inhalt des Feldes Musikstil bei dem Eintrag. Dies ist wichtig, da manche Künstler mehrere Profile vornehmen und im Musikstil und der Beschreibung ihr Programm verbergen.

Hinweis: Gibt es den gewünschten Musiker mehrfach, nehmen Sie bitte den Eintrag mit dem besseren 'Füllgrad'. Ist der gewünschte Musiker nicht in der Liste, kontrollieren Sie bitte Ihren Suchbegriff und versuchen es vielleicht einmal mit einer anderen Schreibweise bevor Sie einen neuen Musiker anlegen.

Nach dem Auswahl des Musikers ändert sich die Vorschau und auch der Status passt sich wieder an. Der gewünschte Event sieht nun schon ganz gut aus, Datum und Uhrzeit zusammen mit der Künstlerinformation lassen einen guten Eindruck entstehen, wie diese Veranstaltung später online im Portal präsentiert wird.

Sind für den gewählten Musiker aktive Events im System vorhanden, werden diese Ihnen in der linken Spalte präsentiert. Gibt es eine Übereinstimmung mit dem von Ihnen bereits eingegebenen Veranstaltungsdatum, wird eine Warnung ausgegeben.

Das sollte nicht passieren - kommt aber gelegentlich vor. Sie möchten also eine Veranstaltung eingeben, die bereits vorhanden ist....

Vorsicht also. Das System hat Ihre Daten gespeichert und angenommen, aber diese Warnung ausgegeben. Kontrollieren Sie nochmals die Eingaben und in den Sonderfällen, bei denen der Künstler zwei Auftritte am gleichen tag hat (Achtung, Uhrzeit kontrollieren) können Sie die Warnung ignorieren.

Für den Veranstaltungsort gibt es die gleiche Logik wie bei der Auswahl eines Künstlers. Auch ein Veranstaltungsort kann nur aus dem vorhandenen Pool der Datenbank auswählt werden. Gibt es den Ort nicht - muß er neu angelegt werden.

Beachten Sie bitte, daß die Trefferanzahl limitiert ist und ein leeres Suchfeld nicht akzeptiert wird. Sie können wieder Namensfragmente verwenden - Klicken Sie den Suchen-Aktionsknopf und es erscheint eine Trefferliste. Dieses mal tun wir aber so, als gibt es den Veranstaltungsort noch nicht...denn auch diesen fall möchten wir Ihnen als Beispiel zeigen!

Beim Anlegen eines neuen Veranstaltungs-ortes werden die wesentlichen Daten zu der Location abgefragt. Name, PLZ und Ort sind Pflichtfelder. Vergessen Sie bitte nicht, bei Locations im Ausland das entsprechende Land in der Liste auszuwählen. Die Strasse ist kein Pflichtfeld - denken Sie aber bitte daran, daß ohne Strassenangabe der Event nicht an Hooolp weitergegeben wird.

Machen Sie Fehler oder fehlen erforderliche Angaben, macht Sie das System darauf aufmerksam und lässt das Speichern der daten nicht zu.

Nun haben wir die zwingend notwendigen Eingaben abgeschlossen und das Aktionsmenü ändert sich auffallend: Es erlaubt nun optionale Eingaben, aber auch bereits den Abschluß unserer Arbeit und das Speichern dieser Eventvorlage als 'echten' Event.

Welche optionalen Daten können nun noch bearbeitet werden - und WIE machen wir das? In der Überschrift bei Eventmuster erscheinen nun zwei Icons - optionale Daten mit einem Bleistift und Kommunikationsdaten mit einem Briefumschlag. Das schauen wir uns gleich im Detail an. Grundsätzlich können Sie den Musikstil, Eintrittspreis, eventuell auftretende Gastkünstler und auch einen beschreibenden Detailtext anpassen oder ergänzen. Bei den Kommunikationsdaten können Sie Rufnummern (z.B. für einen Vorverkauf) oder auch spezielle Webseiten definieren.

Beachten Sie bitte, dass viele der Eingabefelder durch die ausgewählten Künstler bzw. den Veranstaltungsort vorbelegt werden. Allerdings kann es vorkommen, daß Sie z.B. den Musikstil anpassen - oder falls er nicht vorhanden ist, eingeben wollen. Genau dafür ist dieses Formular vorhanden.

An dieser Stelle auch einmal an Hinweis auf die kleinen, violetten Fragezeichen-Fähnchen bei den Eingabefeldern. Hier erhalten Sie Hinweise spezifisch zum Eingabefeld rechts, wenn Sie mit der maus darübergehen.

Beachten Sie ausserdem, daß Sie bei Änderung der Detailbeschreibung das Musikerprofil (das als Vorlage diente) nicht ändern.

Bei dem Musikstil ist Vorsicht angebracht. Ändern Sie diesen nur, wenn beim Musiker kein Musikstil angegeben war (selten) oder wenn Sie durch einen anderen Musikstil eine Gruppierung beim Abdruck im Folker erzwingen wollen.

Sind wir nun sicher - dann können wir den neuen Event an das System übergeben. Um Sie bei der Eingabe zu unterstützen, reagiert das System aber etwas 'seltsam' mit Ihrer Schiefertafel:

Nach der Speicherung des Events wird auf der Schiefertafel nur das Datum gelöscht, Künstler (WER) und Location (WO) bleibt erhalten. Warum ist das so?

Ganz einfach: Das System geht davon aus, daß Sie für den gleichen Künstler - oder die gleiche Location - weitere termine eingeben wollen. Damit sparen Sie sich eventuell einen Schritt beim nächsten Event. Zum 'Überschreiben' des Künstlers oder der Location benutzen Sie einfach wieder die Aktionen WER oder WO.

Und WICHTIG:

Das Template (unsere Schiefertafel) bleibt auch nach der Abmeldung erhalten. Wenn wir also erst in drei Tagen weitermachen können - das ist nun kein Problem mehr.